第六章调研工作
第一节调研工作概述
一、调研与调研工作
调研是调查研究的简称，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析、研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。调查和研究是两个内涵不同而又紧密联系的概念：调查是通过各种方式方法获取客观实际情况;研究是对调查材料进行分析归纳和思维加工，以找到解决问题的对策和方法。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。所谓调研工作，在此专指秘书人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在秘书活动中的具体体现。
二、秘书调研的意义
调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员应当具备的基本功。秘书调研的意义表现为：调研是做好秘书工作的基础;调研是发挥秘书参谋作用的基本途径;调研是锻炼秘书能力的重要方法。
三、秘书调研的特点和原则
与其他部门的调研活动相比，秘书调研有其自身的特点：奉命性;非常规性;补缺性。秘书调研除了要坚持唯物辩证法的一般原理外，还要遵循以下原则：点上调研与面上调研相结合;定性调研与定量调研相结合;直接调研与间接调研相结合。
第二节准备阶段
一、选择调研课题
调研课题，就是调研所要解决的问题。调研选题十分重要，它是调研活动的出发点，课题选择的质量如何，直接决定着调研能否取得相应绩效。调研选题的原则是：针对性;创新性;可行性。
二、占有相关资料
确定调研课题后，还须围绕课题做好知识和材料上的准备，如掌握有关的法律法规、方针政策、上级指示、相关理论和专业知识等，不打无准备之仗。
三、制定调研计划
调研是一项复杂而有序的工作，拟定计划提纲就是为了保证调研顺利地进行。提纲一般包括以下内容：调研的目的和要求;调查的对象和范围;调查的时问和步骤;调查的方式和方法;调查的组织和分工;等等。
第三节实施阶段
一、调查的态度
正确的调查态度是调查能否取得良好效果的关键。秘书调查要有这样的态度：要实事求是，防止主观臆断;要虚心诚恳，防止傲慢自大;要深入细致，防止空洞肤浅。
二、调查的方式
调查方式是调查活动所选择的基本类型。秘书调查的方式包括全面调查(普查)和非全面调查，非全面调查又包括重点调查、典型调查和抽样调查。
三、调查的方法
调查方法是调查活动所采取的具体手段和办法。秘书调查的方法包括个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查和专家调查等。
第四节研究阶段
一、研究的重要意义
研究是对调查所获材料的分析综合过程，目的是产生认识上的深化和升华，形成解决问题的观点和方案。秘书必须把调查与研究结合起来，在“求是”上下功夫。研究阶段的要求是“去粗取细、去伪存真、由此及彼、由表及里”。
二、研究的方法
研究阶段的主要方法有：比较方法;类比方法;分析方法;综合方法等。
三、调研报告的写作
调研报告是秘书人员对客观事物进行深入调查和认真研究之后写成的书面文字材料，是调研成果的集中体现。调研报告一般有五种类型：反映社会情况;介绍新生事物;总结典型经验;揭露主要问题;考察历史事实。调研报告写作的基本要求是：内容要真;立意要新;写作要精。
四、调研成果的转化
将调研成果转化为社会实践，具有重要的意义。调研成果的转化主要有以下途径：以文转化;以会转化;以信息转化;以宣传转化。
第七章会议工作
第一节会议工作概述
一、会议与会议工作
会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。会议工作是秘书工作的重要内容之一。
二、会议的类型和功能
会议是内容与形式的统一体，依据不同的标准可划分为不同的会议类型：按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议;按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议;按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议;按会议的时间划分，有定期性会议和不定期性会议。会议具有以下功能：决策功能;指挥功能;沟通功能;协调功能;动员功能;控制功能。
三、会议工作的任务和原则
会议工作的主要任务是：会议筹备;会议接待;会议组织联络;会场管理;撰制会议文书;组织会议选举;实施会议保密。会议工作的原则是：充分准备;严密组织;周到服务;勤俭节约;安全保密;提高效率。
第二节会议的准备
一、制定会议预案
会议预案，就是会议的筹备方案。会议预案一般包括以下内容：会议名称;会议主题;会议时间和地点;会议规模;参加人员;会议日程和议程;会议的组织领导;会议的活动安排;会议经费预算;与会人员的食宿安排;等等。
二、组建会议机构
会议机构，就是负责会议工作的组织机构。会议机构一般由秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。
三、发送会议通知
会议召开之前，一般都要发送会议通知。会议通知的内容包括：会议名称;会议主题;会期;参加人员范围;报到时间与地点;开会时间与地点;接站及行车路线;需携带的材料及其他要求。
四、准备会议文件
规模较大、内容重要的会议，须提前准备会议文件。会议文件主要包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导讲话、会议须知等。
五、布置会场
会场是会议举行的具体场所，会场布置是会议工作的重要环节。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。
六、人员编组
编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组，并指定召集人。编组的目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等。
七、制作会议证件
会议证件是与会人员出入会场的各种凭证性标志。会议证件的种类有：代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证等。
八、安排食宿和车辆
会前的重要准备工作之一，就是安排食宿和车辆，它包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。
九、会前检查
会议正式召开之前，要对各项准备工作进行全面、认真、细致的检查，以保证会议的顺利召开，做到万元一失。会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等。
十、接站与报到
对远道而来的与会者，会议工作人员一定要组织接站。接站应注意：弄清接站时间和地点;记住来人姓名，并确定接应方法;要准备一旦晚点的接应措施。对所有参加会议的人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份。同时要分发文件、证件、餐券等。
第三节会议的召开
一、会场签到
会场签到，是指与会代表进入会场时表示到会的一种形式。重要的代表会议，签到直接关系到会议是否达到法定人数、选举结果和通过的决议是否有效。签到的方式可分为簿式签到、卡式签到和电子签到机签到三种。
二、会间调度
会间调度，是指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务所作的调整和安排。会间调度的作用是：保证会议有条不紊地进行。会间调度包括引导与会人员入座、投票;指挥车辆停靠位置;宣布大会纪律或注意事项;组织服务人员保障饮水供应;调控音响、灯光设备;检查会场安全保卫情况等。
三、会议记录
会议召开期间，秘书人员要做好会议记录，会议记录的作用是：贯彻会议精神的依据;形成正式文件的基础;查证有关问题的凭证;研究历史的原始资料。会议记录可分为文字记录和电子记录两种方式，文字记录又可分为详细记录和摘要记录两种;电子记录又分为录音和录像两种。
四、会议简报
会议简报是反映会议进程、动态，向与会者和领导者通报会议情况的文书。会议简报的作用是：便于领导者及时了解会议全貌和进程;便于与会者之间交流经验和沟通信息。
五、会议选举
如果会议有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序是：宣布参加选举的人数和选举的内容;通过选举办法;通过监票人、总监票人名单;检查票箱;分发选票;填写选票;宣布投票顺序和进行投票;开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效;进行计票;宣布选举结果。
六、会议总结
会议总结也叫会议闭幕式，是会议结束时召开的大会。会议总结的内容包括：代拟领导讲话稿;由领导者作总结讲话;表彰先进;合影留念等。
七、后勤保障
后勤保障是指秘书人员为与会人员提供的生活服务。后勤保障的内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、医疗、交通和业余文化生活、参观访问等事宜，为与会者提供优良的生活服务。
第四节会议的结束
一、会议纪要
会议纪要是记载和传达会议主要精神的文书。会议纪要的作用是：对上可以汇报情况;对下可以指导工作;对平级可以互通信息。
二、清理会议文件
会议过程中形成的大量文件，在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。
三、组织代表离会
对外地会议代表，要分发返程车、船和飞机票，会议结束后要安排车辆和人员送行，保证他们顺利离会。
四、搞好宣传报道
大、中型会议结束后，一般要编印会议宣传提纲，组织新闻报道，以配合会议精神的传达贯彻。
五、会议工作总结
会议结束后，秘书机构要对会议工作及时进行总结讲评，激励先进，改进缺点，积累经验。
六、会后催办工作
会后催办，是指秘书人员对有关单位和部门落实会议事项情况的督促和检查。会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。催办的方式有发文催办、电话催办和会议催办等。
第八章建议(提案)工作
第一节建议(提案)工作概述
一、建议(提案)与建议(提案)工作
建议(提案)，是指法定组织和人大代表、政协参加单位和政协委员，以及职(教)代会代表，依照法定程序提交人大、政协和职(教)代会进行审定，并交付有关单位办理的议事文案，它包括人大代表建议和议案、政协提案和建议案，以及职(教)代会提案。建议(提案)工作有广义和狭义之分：广义的建议(提案)工作，就是建议(提案)的征集、审查、交办和办理工作;狭义的建议(提案)工作，即建议(提案)交办后的办理工作，它是一项重要的秘书工作。
二、人大议案和政协提案的区别
人大议案不同于政协提案，主要表现在：性质不同，前者具有法律的约束力，后者不具有法律的约束力;产生过程和处理方式不同，前者由法定机关和代表提出，经人民代表大会或人大常委会审议后确定，后者由政协参加单位和委员提出，经政协的提案委员会审查立项;内容不同，前者的内容必须是属于人代会职权范围，而后者的内容不受限制。
三、建议(提案)工作的意义
秘书和秘书机构认真做好建议(提案)工作，具有十分重要的意义：首先，它是尊重人民群众民主权力的重要体现;其次，它是密切政府与人民群众关系的重要渠道;第三，它是人民政协发挥政治协商、民主监督、参政议政的重要形式;第四，它是推动企事业单位民主管理的重要途径。
四、建议(提案)工作的原则
办理建议(提案)要遵循以下基本原则：分级负责、归口办理的原则;积极主动、认真负责的原则;实事求是、调查研究的原则。
第二节建议(提案)的形成
一、代表建议的形成
代表建议的形成，须符合以下条件：建议必须由代表个人或联名向本级人民代表大会或者人大常委会提出;建议内容应是对各方面工作提出的建议、批评或意见;建议应以规范的书面形式提出;建议应依照法定程序处理。
二、人大议案的形成
人大议案的形成，须符合以下条件：议案由法定机关和人大代表提出;议案内容必须是属于本级人民代表大会职要范围;议案要依照法定程序在大会期间提出;议案应以规范的书面形式提出;议案要提请人代会全体会议或人大常委会审议。表决通过的议案，才能成为议案。未被通过的议案，应按照代表建议处理。
三、政协提案的形成
政协提案的形成，须符合以下条件：提案由政协的参加单位和委员个人或联名提出;提案的内容应是国家机关各方面的工作或政协工作;提案的承接单位是政协全体会议或常务委员会;提案应以规范的书面形式提出;提案须经提案委员会审查立案，并交付有关单位办理。
四、建议案的形成
政协建议案的形成，须符合以下条件：建议案由政协的参加单位和委员，以及各专门委员会提出;建议案须经政协全体会议、常委会会议或主席团会议通过;通过后的建议案要以政协名义送达有关方面研究办理。
五、职(教)代会提案的形成
职(教)代会提案的形成，须符合以下条件：提案由职(教)代会的各代表团(组)和代表提出;提案的内容属于本单位的职权范围;提案应以规范的书面形式提出;提案的承接者是职(教)2代表大会;提案须经工会或专门小组审查立案，重要的提案可以列入代表大会议题。对于职(教)代会提案的办理工作，本章不作进一步论述。
第三节建议(提案)的办理(上)
一、交办
交办，即人大、政协的办事机构，将审查立案和通过的议案(提案)，建议案和提案，提交给各承办单位办理。交办包括向承办单位的办公厅(室)及承办单位的职能部门交办。全体会议期间的建议(提案)，通过召开承办单位会议集中交办;闭会期间的建议和提案，则随时交办。
二、承办
承办，即承接建议(提案)办理的单位和部门，按照交办的要求和办理程序，确定专人负责，限期完成任务。如发现交办有误或不准现象，要及时退回交办单位，并说明情况，不得延误或自行转办。
三、催办
催办，即承办单位为保证建议(提案)办理任务的按期完成，要经常与办理部门保持联系，定期督促检查。催办的方式有电话催办、信函催办、登门催办和会议催办等。
四、答复
答复，即承办单位将建议(提案)的办理结果，以书面形式向建议(提案)人做出回答，并分别抄送有关交办单位。几个部门分别办理的建议(提案)，要由主办部门负责答复和上报。对于复文的撰写，应区分以下四种情况：问题已经解决的;问题正在解决的;已经列入计划准备解决的;留作参考或不可行的。
五、审查
审查，即承办单位要对办结的建议(提案)，认真审定和检查其办理的程序和效果。审查的内容包括：答复是否有理;依据是否正确;解释是否清楚;行文是否规范;等等。
第四节建议(提案)的办理(下)
一、复查
复查，即承办单位在本年度的建议(提案)办理工作完毕之后，对所有议(提)案的办理情况进行全面检查，发现问题，及时补救。补救的办法是重办和补办。
二、总结
总结，即承办单位对本年度建议(提案)办理工作进行全面的回顾、研究和分析，并形成书面材料。总结的重点是议(提)案所提问题的解决情况，建议(提案)人的满意程度和议(提)案办理的主要成绩及问题等。
三、报告
报告，即承办单位在认真总结的基础上，及时将本年度建议(提案)办理的情况以书面形式，向交办单位提交工作报告。报告一般包括综合报告和专项报告。
四、立卷
立卷，即承办单位将办理完毕的具有查考保存价值的建议(提案)材料，如建议(提案)和答复原件等，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，以便提供利用。
五、归档
归档，即承办单位将立成的建议(提案)案卷，按照归档制度的要求向机关档案部门移交，以便集中保存。对归档案卷要编制完整的移交目录，作为立卷部门与档案部门进行移交的依据。
第九章信访工作
第一节信访工作概述
一、信访与信访工作
信访是社会成员通过书信、电话、走访等形式，向各级领导机关反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。信访工作是各级领导机关依照政策法规，受理信访事项、调整信访关系的活动。
二、信访工作的要素和特点
信访工作的构成要素有：信访人;信访受理者;信访事项;信访工作方式;信访工作效果。信访工作是一项群众性政治工作。信访工作的特点是：群众性;经常性;政策性;思想性。
三、信访工作的作用
信访工作的作用是：联系群众;民主监督;调解矛盾;反馈信息;维护社会稳定。
四、信访工作的原则
信访工作的原则是：调查研究、实事求是;分级负责，归口办理;执行政策，依法办事;解决实际问题与思想教育疏导相结合。
五、信访工作法规和制度
《信访条例是我国信访工作的基本法规，它包括总则、信访人受理、办理、奖励与处罚和附则等内容。信访工作的主要制度有：领导阅信接访制度;机关分工协作制度;回告制度;回避制度;答复制度;奖惩制度。
第二节来信处理
一、来信处理的程序和要求
处理来信的程序是：启信;阅信;转信;报信;查信;复信。处理来信的基本要求是：及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，及时接信。
二、异常来信的处理
联名信，是指五人以上为反映同一问题而共同签署姓名的来信。处理联名信应注意：处理要及时;工作要细致;预测要超前。匿名信，是指不署名或不署真实姓名的群众来信。处理匿名信应注意：要积极受理，对匿名信不另眼相看;要认真研究，对匿名信反映的线索不放过;要精心筛选，对匿名信中的信息不漏报。涉外信，是指外国人、华侨及港澳台胞的来信。处理涉外信应注意：一要高度重视;二要平等相待;三要内外有别。
第三节来访接待
一、来访接待的程序和要求
接待来访的程序是：接待;登记;接谈;处理;回访。接待来访的基本要求是：热情接待，认真听记，恰当处理，耐心教育，维护秩序。
二、对异常来访者的接待
异常来访者主要是指集体上访和老上访户。所谓集体上访，是指五人以上为反映同一问题而串联在一起到上级机关提出共同要求的上访活动。处理集体上访的方法是：稳定情绪、控制局面;摸清情况、研究措施;领导出面，协调处理;区别情况，恰当处理。所谓上访老户，是指上访人提出的问题几经调查处理，本人不服，反复到上级机关上访的人员。处理方法是：要从维护社会稳定的高度做好信访老户的工作;认真解决好上访老户的思想和实际问题;加强纵横协调，集中力量联合办案;做好基础工作，在治本上狠下工夫。
第四节案件查办
一、案件查办的基本要求
信访案件，是指信访人所反映的，领导机关认为需要查处的信访事项。信访案件查办的基本要求是：手续完备;案性清楚;定性准确;处理恰当;善后工作落实。
二、信访案件办理的程序
信访案件办理的程序是：初步核实;立案;转交;催办;回报;结案。
三、信访案件的调查处理
信访案件的处理要注意调查研究。调查的方法有：谈话;查阅文件资料。信访案件的分析处理要准确定性，依法办事。
第五节综合反映
一、信访信息的特点和作用
信访信息，是指秘书人员依据领导工作需要，从群众来信来访中捕捉到的有价值的消息和情况。信访信息的特点是：广泛性;灵敏性;直接性;负反馈性。信访信息的作用是：领导决策的依据;了解下情的渠道;民主监督的线索。
二、信访信息的反映形式
信访信息的综合反映，就是把来信来访中反映的各种信息，通过分析研究，找出普遍性、倾向性的问题，加以综合整理，为领导决策和处理问题提供依据。信访信息的反映形式有：单件反映;专题反映;综合反映。搞好综合反映应注意以下问题：定期整理来信来访情况;注意积累动态反映资料;及时了解党和国家的中心工作;关注群众情绪和思想倾向。
第十章接待工作
第一节接待工作概述
一、接待与接待工作
接待，就是对来访宾客的接洽与招待。接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。
二、接待工作的作用
接待工作是秘书活动的一个重要组成部分，它虽然是一项事务性较强的工作，但又与一个组织的对外形象和联络沟通息息相关。具体地说，接待工作的作用是：展示形象的重要窗口;牵线搭桥的主要形式;获取信息的有效渠道。
三、接待的类型
了解接待的类型，有利于做好接待工作。按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待;按接待的组织关系划分，则可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待;按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。
四、接待工作的原则
接待工作要遵循以下原则：热情大方;细致周到;确保安全;俭省节约;内外有别。
第二节接待的准备
一、心理准备
秘书在接待工作中会接触到各种各样的人，对此须有充分的心理准备。具体地说有以下几点：诚恳;尊重;合作;公平。
二、信息准备
对于来宾的情况，如人数、单位、姓名、职务、来意等，要通过各种途径予以了解，做到心中有数，有备无患。
三、方案准备
根据来访和接待双方的情况，应拟定出相应的接待方案，做出接待工作指南。接待方案包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。
四、布置与检查
较大规模的接待，必须专门召开接待会议，布置接待任务，明确各自职责，以便于各有关单位分类准备。秘书部门除自己做好准备外，还应对有关单位的准备情况进行检查，督促落实。
第三节接待的实施
一、接待实施的一般程序
一项接待活动的实施，通常有以下主要程序和内容：迎接及安排来宾生活;看望及商定活动日程;礼仪性会见与宴请;按日程开展活动;送别;小结。
二、接待实施的具体要求
对于下列几种类型的接待工作，应提出更为具体的要求，它包括接待上级领导机关来宾的要求;接待平级机关来宾的要求;接待本系统来宾的要求以及无约接待的要求。
第四节外宾接待
一、外宾与外宾接待
外宾是指国外来访的宾客。随着我国的对外开放和社会发展，外宾来访日益增多，外宾接待工作越来越重要。外宾接待既是一种外事活动，也是秘书人员应当熟悉的一项业务工作。
二、外宾接待的内容
外宾接待的主要内容包括：弄清来宾的情况;确定接待规格;拟定接待方案;成立接待组织;准备有关资料;预订住房、车辆及有关事务;安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质性活动;提供事务性服务和迎来送往等。
三、外宾接待的注意事项
外宾接待的严肃性，要求秘书人员注意以下事项：遵守外事纪律;坚持平等互利;尊重来宾习惯;讲究礼节礼貌;注意仪容服饰;树立时间观念。
温馨提示：
