行政文秘岗位职责

一.行政责任:

1.负责学院行政人员的管理，每周召开一次行政会议，通报学院、

沟通各部门信息，交换意见。

2.负责学院行政人员的考勤管理。

3.负责商学院印章的使用和管理，严格按照制度和程序办理学校介绍信/证书等公文的发放和印制手续。

二。日常接待和对外联络:

1.负责学院领导的工作联系和接待，安排和协调领导的日常工作日程。

2.协助领导做好来访接待和电话搜索工作。对于不适宜领导接待的来访，要主动婉拒，并做好解释工作。

3.负责学院与学校其他行政办公室之间，以及学院与院系之间的联系与沟通。

三。文档管理:

1.负责通讯的签署、登记、提交、复印、分发和催交。负责院领导文件、电报的操作和管理，根据文件、电报的内容和需要，及时报送和督促。

2.负责制作和分发学院的行政文件，并安排编号、印刷、校对、装订、分发和印刷。

3.协助学院领导起草和整理一般行政信函和文件。

4.负责学院文件和原始资料的保管、立卷、归档、销毁和档案利用。注意文档的积累，平时归卷。归档应完整，分类正确，并及时移交。

四。行政后勤管理:

1.负责学院办公会议的会务工作，协助领导建立必要的工作档案(保存领导讲话、登记重要批示、登记重要活动等。).

2.协助主管领导组织协调学院的收集、汇总等书面材料。

3.负责上级文件要求、院领导批示及检查落实情况反馈的催办工作。

4、负责管理和检查学院办公场所的使用和卫生并做好记录。

5.负责行政办公用品的管理，根据办公室使用情况和经费指标，合理制定办公用品和办公设备消耗材料的采购种类和数量，督促相关人员及时分批合理采购，并根据教职工实际需要负责入库和合理发放。

动词 （verb的缩写）其他工作:

1.负责收发传真，登记文件，落实到具体执行者。

2.协助主管领导落实人力资源管理等具体事务。

3.负责办理学生证、介绍信、行政印章等手续。

4.协助主管领导组织撰写学院时事通讯。

5.完成其他领导交办和学院相关职能部门交办的临时性工作。

6.负责指定办公区域的清洁工作，做到窗户清晰，文件分类整齐。